Avocat secrete comerciale și know-how

În dreptul român, nu orice informație confidențială este, în mod automat, un secret comercial. Potrivit Legii nr. 11/1991 și OUG nr. 25/2019, informația trebuie să îndeplinească în mod cumulativ trei condiții:

1. să fie secretă, în sensul că nu este cunoscută la nivel general și nici ușor accesibilă persoanelor din cercurile care se ocupă în mod normal de acel tip de informație;
2. să aibă valoare comercială tocmai pentru că este secretă;
3. să fi făcut obiectul unor măsuri rezonabile, în circumstanțele date, pentru a fi păstrată secretă, luate de persoana care deține în mod legal controlul asupra ei.

Toate cele trei condiții trebuie dovedite. Nu este suficient ca societatea să afirme, după apariția unui conflict, că informația era importantă sau confidențială. Trebuie să poată identifica informația, să explice valoarea pe care i-o dă caracterul secret și să arate ce măsuri a aplicat înainte de încălcare.

De aceea, protecția secretului comercial se construiește înainte ca un angajat să plece, înainte ca un partener să folosească informația în alt scop sau înainte ca un concurent să ajungă la documente.

O clauză de confidențialitate sau un NDA poate demonstra existența unei obligații de a nu divulga și poate stabili scopul în care informația este pusă la dispoziție. Încălcarea unui acord de confidențialitate sau a unei obligații care limitează utilizarea secretului comercial este prevăzută expres de OUG nr. 25/2019 printre situațiile în care utilizarea ori divulgarea poate fi ilegală.

Clauza contractuală nu dovedește însă, singură, că toate informațiile unei companii îndeplinesc condițiile legale ale secretului comercial. O formulare generică, prin care tot ce ține de activitatea societății este declarat confidențial, nu identifică informațiile valoroase, nu limitează accesul și nu arată cum sunt ele protejate în activitatea de zi cu zi.

Uneori, contractul poate proteja o categorie mai largă de informații confidențiale. Legea nr. 11/1991 distinge chiar între secretele comerciale și celelalte informații confidențiale a căror divulgare neautorizată poate produce daune unei întreprinderi. Pentru a beneficia însă de regimul juridic special al secretelor comerciale, trebuie îndeplinite cele trei condiții cumulative prevăzute de lege.

Un secret comercial poate avea caracter tehnic, comercial, financiar sau organizatoric. În funcție de activitate, pot intra în această categorie:

• codul sursă, algoritmi, arhitecturi software și documentație tehnică;
• procese de fabricație, formule, rețete, prototipuri și rezultate ale testelor;
• metode de lucru și know-how dezvoltat în interiorul companiei;
• planuri de produs, strategii de lansare și proiecte care nu au fost făcute publice;
• structuri de preț, marje, costuri și condiții comerciale negociate;
• baze de date și informații organizate despre clienți ori furnizori, atunci când nu sunt ușor accesibile și au valoare prin modul în care au fost selectate sau structurate;
• oferte, strategii de negociere, planuri de afaceri și informații pregătite pentru o investiție sau o tranzacție;
• informații de cercetare și dezvoltare care nu au fost încă publicate sau incluse într-o cerere de brevet.

Lista nu este suficientă prin ea însăși. Aceeași categorie de informații poate constitui secret comercial într-o companie și poate fi publică ori lipsită de valoare prin caracterul secret într-o alta.

Know-how-ul nu este nici el protejat automat. Poate beneficia de protecția acordată secretelor comerciale dacă îndeplinește condițiile legale. În schimb, cunoștințele generale, experiența și competențele dobândite în mod onest de un angajat în cursul activității sale nu pot fi transformate, prin simpla lor denumire în contract, în secrete comerciale ale fostului angajator.

Legea nu impune aceeași listă de măsuri fiecărei companii. Caracterul rezonabil se apreciază în funcție de valoarea informației, riscul de divulgare, numărul persoanelor care au nevoie de acces, costul protecției și modul concret în care informația este folosită.

O rețetă de care depinde întreaga afacere poate justifica măsuri mai stricte decât o campanie comercială care urmează să devină publică într-o lună. Nici protecția maximă a fiecărui document nu este realistă. Important este ca măsurile să fie proporționale, aplicate efectiv și ușor de demonstrat.

În mod obișnuit, un sistem coerent include:

Identificarea secretelor comerciale

Compania trebuie să știe ce protejează.

Clasificarea informațiilor și stabilirea responsabilităților

Nu toate documentele trebuie tratate la fel.

Accesul pe principiul „need to know”

Accesul ar trebui acordat persoanelor care au nevoie de informație pentru activitatea lor, nu automat tuturor angajaților sau tuturor membrilor unei echipe.

Contracte adaptate relației concrete

Clauzele de confidențialitate trebuie corelate cu informațiile la care persoana are acces, scopul utilizării, destinatarii autorizați, durata obligațiilor, regulile de returnare sau ștergere și consecințele încălcării. Contractele cu angajații, colaboratorii, dezvoltatorii, furnizorii, consultanții și potențialii parteneri nu prezintă aceleași riscuri și nu ar trebui tratate prin aceeași formulă standard.

Reguli pentru angajați și colaboratori

Protecția începe la intrarea în companie și continuă pe toată durata relației. Persoanele care lucrează cu informații sensibile trebuie să știe ce anume este protejat, cum poate fi folosit și cui poate fi comunicat.

La încetarea raportului de muncă sau de colaborare trebuie retrase drepturile de acces, returnate dispozitivele și documentele, verificate obligațiile care continuă și clarificate regulile privind păstrarea ori ștergerea copiilor.

Securitate tehnică și reguli de lucru

Parolele, autentificarea multifactor, criptarea, limitarea dispozitivelor personale, folderele cu acces controlat, copiile de siguranță și evidențele de acces pot susține protecția juridică. Măsurile trebuie stabilite împreună cu persoanele responsabile de securitatea IT și adaptate felului în care compania lucrează, inclusiv muncii la distanță și instrumentelor de inteligență artificială folosite de angajați.

Monitorizare și reacție la incidente

Politica trebuie să spună și ce se întâmplă când apare o suspiciune: cine primește sesizarea, cum se conservă probele, cine poate suspenda accesul, când sunt implicați specialiștii IT și când este necesară o notificare sau o acțiune urgentă.

O politică utilă nu este un model general descărcat de pe internet. Ea trebuie să reflecte informațiile și fluxurile reale ale companiei

Într-un litigiu soluționat definitiv în Germania, un fost angajat al unui producător de utilaje și materiale de ambalare transmisese sub pseudonim unui potențial concurent informații tehnice privind procesele și performanțele unor echipamente.

Contractul său îl obliga să păstreze confidențialitatea tuturor secretelor și a tuturor celorlalte chestiuni interne ale companiei, fără limită de timp după încetarea raportului de muncă. Cu toate acestea, Tribunalul Federal al Muncii a respins cererea companiei de a interzice divulgarea.

Instanța a reținut că o clauză standard care acoperă nelimitat toate informațiile interne îl dezavantaja nejustificat pe angajat și era nevalabilă. În același timp, societatea nu demonstrase măsuri rezonabile suficiente în raport cu valoarea pretinsă a datelor: lipseau obligații adaptate informațiilor concrete și un sistem de control corespunzător.

Hotărârea din 17 octombrie 2024, pronunțată în cauza 8 AZR 172/23, este o decizie a unei instanțe germane și nu reprezintă precedent obligatoriu pentru instanțele române. Este însă relevantă practic deoarece legislațiile ambelor state pornesc de la aceeași Directivă (UE) 2016/943 și de la aceeași condiție a măsurilor rezonabile de păstrare a secretului.

OUG nr. 25/2019 consideră ilegală dobândirea fără consimțământ prin acces neautorizat, însușirea sau copierea documentelor, materialelor ori fișierelor electronice care conțin secretul sau din care acesta poate fi dedus. Este ilegal și comportamentul care, în circumstanțele date, contravine practicilor comerciale loiale.

Utilizarea sau divulgarea fără consimțământ poate fi ilegală atunci când persoana a dobândit secretul în mod ilegal, încalcă un acord de confidențialitate ori o altă obligație de a nu divulga sau încalcă o obligație care limitează utilizarea informației. Răspunderea poate interveni și pentru persoana care știa sau ar fi trebuit să știe că informația provenea de la cineva care o utiliza ori o divulga ilegal.

Protecția nu împiedică însă descoperirea sau crearea independentă. În condițiile legii, poate fi legală și analiza, studierea, dezasamblarea sau testarea unui produs făcut public ori aflat legal în posesia celui care îl analizează, dacă nu există o restricție valabilă. Secretul comercial nu conferă un monopol asupra unei soluții la care altcineva a ajuns independent.

Atunci când există riscul unei divulgări sau utilizări iminente, instanța poate dispune în procedură de urgență încetarea ori interzicerea provizorie a utilizării sau divulgării secretului comercial. Pentru mărfurile care beneficiază semnificativ de un secret dobândit ori folosit ilegal pot fi cerute interdicții privind producerea, oferirea, introducerea pe piață, utilizarea, importul, exportul sau depozitarea, precum și indisponibilizarea lor.

La soluționarea fondului, instanța poate dispune încetarea sau interzicerea utilizării ori divulgării, măsuri asupra mărfurilor care contravin normelor și plata unor daune-interese proporționale cu prejudiciul real. La stabilirea despăgubirilor pot fi avute în vedere pierderea de profit, beneficiile necuvenite obținute de autorul încălcării și, dacă este cazul, prejudiciul moral. În anumite situații, cuantumul poate fi stabilit prin raportare la redevența care ar fi fost datorată pentru o utilizare autorizată.

Procesul se desfășoară fără prezența publicului, iar instanța poate lua măsuri pentru păstrarea confidențialității secretului pe parcursul procedurii, inclusiv prin limitarea accesului la documente sau ședințe și prin redactarea unor versiuni neconfidențiale ale hotărârilor.

Dreptul la acțiune se prescrie în șase ani de la data la care reclamantul a cunoscut sau ar fi trebuit să cunoască dobândirea, utilizarea ori divulgarea ilegală și persoana care a săvârșit fapta. Termenul legal nu este un motiv pentru amânarea reacției. Cu cât informația circulă mai mult, cu atât devine mai dificilă limitarea prejudiciului și păstrarea caracterului său secret.

Asistența poate începe înaintea unui incident sau după apariția lui și poate include:

• auditul informațiilor confidențiale și identificarea secretelor comerciale;
• organizarea unei evidențe a categoriilor de secrete și a persoanelor responsabile;
• redactarea politicii interne și corelarea acesteia cu procedurile HR, IT și de securitate;
• redactarea sau revizuirea NDA-urilor, clauzelor de confidențialitate și contractelor cu angajați, colaboratori, furnizori ori parteneri;
• reguli juridice pentru utilizarea instrumentelor AI și transmiterea informațiilor în afara companiei;
• protecția informațiilor în negocieri, licențe, colaborări de cercetare, investiții și procese de due diligence;
• proceduri pentru plecarea angajaților-cheie și pentru primirea unor noi angajați;
• analiza incidentelor, conservarea probelor, notificări, negocieri și măsuri provizorii;
• reprezentare în litigii privind dobândirea, utilizarea sau divulgarea ilegală a secretelor comerciale și încălcarea obligațiilor de confidențialitate.

Pentru analiza mai largă a activelor unei companii, inclusiv titularitatea, contractele, licențierea și pregătirea pentru investiții sau tranzacții, vezi pagina Managementul proprietății intelectuale.

Dacă societatea are doar clauze generale de confidențialitate, primul pas util este verificarea informațiilor care trebuie protejate și a modului în care acestea circulă în realitate. Dacă a apărut deja un incident, analiza trebuie începută rapid, înainte ca informația să fie transmisă mai departe sau integrată într-un alt produs ori serviciu.

Informațiile de pe această pagină sunt generale și nu înlocuiesc analiza juridică a unei situații concrete. Contactează-mă.